'Coloque-se no lugar da pessoa que receberá seu e-mail'

'Coloque-se no lugar da pessoa que receberá seu e-mail'

'Não podemos simplesmente continuar cuidando dos nossos negócios como sempre fizemos. Precisamos mostrar o nosso lado humano', diz uma especialista

Tim Herrera, The New York Times - Life/Style

09 de setembro de 2020 | 05h00

Quantas vezes você viu esta frase em um e-mail este ano e pensou: “Bom, não, este e-mail não me encontra bem – Estou péssimo, obrigado”. Nenhum de nós está bem! O vírus letal continua devastando o país, mais de mil pessoas morrem diariamente, milhões perderam o emprego, o seguro-desemprego é precário, ainda é impossível prever que rumo a economia tomará ou quando tomará, não temos uma vida social, a cultura está em grande parte parada, não sabemos quando uma vacina chegará ... a situação é ruim! E fazer de conta do contrário, em um e-mail, não ajudará.

E no entanto: os e-mails, estas incursões diárias de que ninguém gosta, mas ninguém pode evitar, ainda constituem uma parte fundamental da nossa vida pessoal e profissional. Ainda precisam ser escritos, e lidos, o que for que esteja acontecendo ao nosso redor. Então, como devemos escrevê-los sem desafinar ou nos mostrando equivocadamente otimistas?

“É muito difícil, as coisas evoluíram”, disse Liz Fosslien, autora de No Hard Feelings, que analisa como as emoções afetaram a nossa vida no trabalho. “Quando a pandemia se instalou, parecia algo absurdo, porque havia prazos que precisavam ser cumpridos, por isso mandávamos e-mails para as pessoas”, disse Liz. “do tipo, ‘Alô, espero que tudo esteja ok, considerando que o mundo está desmoronando. Vocês têm o papel de que estou precisando?”

Mas o que significa um cumprimento?

O cumprimento em um e-mail, que ninguém gostava de escrever mesmo nos Tempos Idos, foi revelado pela pandemia em toda a sua estranha vacuidade; uma mera formalidade vazia, e, no entanto, necessária. Mas agora somos obrigados a considerar o que estamos dizendo quando na realidade não estamos dizendo muita coisa. Achando graça dos cumprimentos antigos – “Espero que você esteja bem!” “Só queria me certificar!” “Que bom a gente estar em contato!” – tornou-se uma forma própria de encarar a situação enquanto procuramos usar de toda delicadeza nestes tempos tão sombrios, afirmam os especialistas.

“Esta experiência me mostrou que recorremos há muito tempo aos cumprimentos genéricos, superficiais”, disse Elaine Swann, especialista em estilo de vida e etiqueta. “Isto, provavelmente prejudicou, em algum momento, os nossos relacionamentos e a nossa maneira de tratar com as pessoas. Por isso, acho que uma das coisas que podemos aprender neste momento é transparência e compartilhar da nossa verdade pessoal, ou mesmo ir mais a fundo e admitir que as coisas não estão indo bem”.

No Twitter, na semana passada, perguntei como as pessoas adaptaram os cumprimentos em seus e-mails ao falar da situação atual. Em geral, as respostas se dividiram em algumas categorias: uma autêntica empatia, extrema inocuidade ou humor insensível. (E, para ser claro: com uma exceção, nenhuma das respostas jocosas abaixo foi usada na realidade, eu confirmei com cada pessoa. Como eu disse, qualquer sinal de indiscrição)”

“algo como ‘espero que você esteja bem, dadas as circunstâncias’” um usuário escreveu. “Começo com ‘Espero que você esteja bem ...’ e termino tudo com ‘cuide-se!’ Nada excitante, mas eu quis dizer exatamente isto!”, minha colega Tara Parker-Pope escreveu.

“Desculpe a demora, estou com as crianças aqui desde março”, outra escreveu.

“Sempre gritando para o vazio negro que é a vida agora”, escreveu outra. “Tudo de bom para este fim dos tempos”, outra ainda escreveu. (Esta pessoa usou de fato esta expressão no fim da mensagem.)

A mais macabra: “Não morra. Com amor, Brian. Mensagem enviada de um ventilador”.

E a minha favorita: “Olá Jessica, espero que este email a encontre com boa disposição neste ano que com certeza registrou os maiores recordes da miséria internacional”.

É isso aí.

Respeito, honestidade, consideração

Deixando de lado as brincadeiras, o que seria mais adequado para o presente momento? Segundo Fosslien, depende muito do seu interlocutor. “Pessoas de diferentes países, e até de diferentes estados, enfrentam realidades diferentes”, ela disse, destacando, por exemplo, a situação na Nova Zelândia em contraposição à dos Estados Unidos. “Se você está enviando um e-mail para alguém lá, não faz nenhum sentido dizer: ‘Espero que você fique em casa’ ”. Swann sugeriu que tentemos observar o que ela chama de três normas básicas de etiqueta e protocolo: respeito, honestidade e consideração.

“As pessoas estão sendo realmente influenciadas por muitas coisas, da covid à agitação civil que estamos vivendo”, afirmou. “Por isso, não podemos simplesmente continuar cuidando dos nossos negócios como sempre fizemos. Precisamos mostrar o nosso lado humano”. Swann recomenda que, em lugar de tentar dourar o contexto em que todos vivemos neste momento e as lutas que isto implica, deveríamos cuidar de ser honestos a respeito do que estamos passando.

Esta vulnerabilidade, ela disse, atende a muitos propósitos: pode aprofundar as relações com as pessoas na nossa vida; pode ajudar os nossos colaboradores a compreender melhor os problemas com os quais talvez você esteja lidando; e pode ajudar a nós todos a enfrentar a atitude ‘continue tentando” que alguns lugares onde trabalhamos já aceitam como normal. “Muitas vezes, as pessoas continuam tentando superar a sua dor”, ela disse. “Por isso em vez de olhar seus colegas com menosprezo porque não terminaram o que deveria ter concluído, agora nós sabemos que foi talvez porque a mãe ou o pai estão doentes”.

Esqueça dos detalhes

Por mais que seja fácil achar graça dos nossos velhos hábitos ao escrever um e-mail, pode ser difícil saber como abordar uma carta a um colega, agora, principalmente quando é preciso encontrar o equilíbrio entre ser vulnerável e profissional. Não existe uma solução única para tudo, mas um pouco pode nos levar longe.

Afirmam os especialistas. Por exemplo: além de estar vivendo em uma pandemia, Fosslien e seu noivo estão cuidando do pai dela, que está com câncer, desde o início deste ano, e suas responsabilidades aumentaram desde o início da pandemia. Uma colaboradora que está a par da situação mandou um e-mail a Fosslien, e incluiu uma frase ou duas para mostrar que está a par da difícil situação de Fosslien. Nada excessivamente exagerado, afirmou, mas uma nota delicada. “Enviar essa nota, porque já tínhamos conversado a respeito, fez com que a coisa parecesse realmente pessoal”, disse Fosslien.

“Isto me fez sentir que alguém se preocupava comigo, como ela claramente colocou na abeertura”. Dito isto, não se sinta obrigado a incluir uma nota pessoal em cada e-mail. Guarde-as para as pessoas de quem você é mais próximo, e, em geral, não pergunte a respeito dos detalhes em um e-mail, recomenda Fosslien. Guarde isto para um telefonema ou um chat por vídeo.

Sinta-se à vontade, razoável

Antes de enviar o seu próximo e-mail, faça uma revisão “emocional” como diz Fosslien. “Muitas pesquisas mostram que as pessoas perceberão muito mais no seu e-mail, e se darão conta de que é mais negativo do que se elas não a conhecessem bem”, ela disse. “Você precisa imaginar o pior que poderia acontecer?. Como por exemplo se você mandasse um e-mail a uma pessoa em tom de brincadeira se ela acabou de perder um ente querido por causa do coronavírus?”, ela disse, “Não é de excluir esta possibilidade”.

Parda fazer uma revisão emocional do seu e-mail, coloque-se no lugar da pessoa que o receberá e tente imaginar o que você sentiria se lesse este e-mail. Avalie o que você conhece desta pessoa, seu relacionamento com ela e o que ela pode estar passando. Uma rápida e boa verificação antes de mandá-lo poderá poupar a quem o receber uma angústia involuntária. Deixe de lado os cumprimentos etc. Bastará uma revisão direta , autêntica e carinhosa no início estará perfeita, disse Swann. “Eu falo as coisas exatamente como elas são”, ela falou dos cumprimentos que inclui quando escreve.

“Começo meus e-mails dizendo: espero que você e sua família se cuidem e em boa saúde.” Mas acima de tudo, Swann disse, permita-se ser uma pessoa que luta, porque todos nós podemos compreender isto. “Não podemos ser estoicos e formais” acrescentou, “a ponto de nos esquecermos de que somos humanos.” Obrigado por ler a minha história; e espero que você esteja bem o quanto estes tempos difíceis lhe permitirem. Seu, Tim Herrera / TRADUÇÃO DE ANNA CAPOVILLA

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